Pro Personal suchte eine Lösung, um interne Dokumente, insbesondere Tarifverträge, arbeitsrechtliche Leitfäden und QM-Regelwerke für Mitarbeitende leicht nutzbar zu machen. Die täglichen Fragen zu Arbeitszeit, Vergütung, Rechten und Pflichten stellten wiederkehrende Herausforderungen dar. Gleichzeitig sollten Datenschutz, Compliance und volle Datenhoheit gewährleistet bleiben. snutig entwickelte dafür eine on-premise gehostete KI-Assistenz, die Mitarbeitenden ermöglicht, ohne Authentifizierung per Chat auf interne Dokumente zuzugreifen.
Der Status Quo
Zuvor waren für tarif- und rechtliche Wissensfragen klassische Dokumente im internen Netzwerk vorhanden und oft schwer zugänglich. Mitarbeitende mussten:
- langwierige PDF-Dokumente durchsuchen
- Kolleg:innen oder Führungskräfte fragen
- sich durch juristische Formulierungen arbeiten
Gleichzeitig war klar: externe KI-Clouds kommen aus Datenschutz- und Compliance-Gründen nicht in Frage. Für ein Unternehmen wie Pro Personal, das regional verankert ist (z. B. am Standort Herford mit Präsenz u. a. im Bereich Personalvermittlung und Beratung) und mit sensiblen Personaldaten arbeitet, ist es entscheidend, dass keine internen Daten externe Server verlassen.
Unsere Strategie
Unsere Strategie bestand darin, eine selbst gehostete, interne KI-Lösung zu entwickeln, die:
- Dokumente semantisch durchsucht und kontextbezogene Antworten liefert
- keine Daten an externe Systeme weitergibt
- ohne zusätzliche Authentifizierung direkt im internen Netzwerk nutzbar ist
Das System sollte Mitarbeitenden helfen, in natürlicher Sprache Fragen zu stellen und konkrete, auf die internen Dokumente gestützte Antworten zu erhalten, statt generischer KI-Antworten ohne Bezug auf die firmeneigene Wissensbasis.
Umsetzung
Chatinterface mit Dokumentendatenbank
Der Kern der Lösung ist ein intuitives Chatinterface:
- Mitarbeitende geben Fragen in natürlicher Sprache ein
- Die KI analysiert den Kontext und durchsucht interne Dokumente
- Antworten werden dokumentenbasiert geliefert
Beispiele:
- „Wie ist die Arbeitszeitregelung im aktuellen Tarifvertrag?“
- „Welche Kündigungsfristen gelten für gewerbliches Personal?“
- „Was sagt der QM-Prozess zu Einarbeitungsdokumentation?“
Interne Sicherheit: Self-Hosting
Ein ganz entscheidender Punkt: Alle Anfragen und Antworten bleiben im eigenen Netzwerk.
- Die KI und Dokumentdatenbank laufen auf Servern, die physisch im Unternehmen stehen
- Keine einzelnen Chatnachrichten werden außerhalb verarbeitet
- Es gibt keinen externen Dienstleister, der Zugriff auf Inhalte hat
Dadurch sind Datenschutz und Compliance im vollem Umfang gewährleistet, gerade bei sensiblen Daten wie personal- oder rechtsbezogenen Dokumenten.
Nutzung ohne Authentifizierung
Die QM-KI ist bewusst nutzerfreundlich konzipiert, somit können Mitarbeitende ohne zusätzliche Anmeldeprozesse direkt mit dem System interagieren z. B. über die interne Intranet-Oberfläche. Das senkt die Einstiegshürde und erhöht die Akzeptanz im Arbeitsalltag erheblich.
Dokumentenbasierte Antworten statt „KI-Spekulation“
Die KI antwortet nicht nur allgemein, sondern zitiert und referenziert konkrete Stellen aus Tarifverträgen oder rechtlichen Regelwerken. Das macht die Antworten:
- nachvollziehbar
- überprüfbar
- belastbar
- für Entscheidungsträger nutzbar
Damit bleibt die KI ein Assistenz-Tool, KEIN ein autonomer Entscheider.
Ergebnis
Der effiziente Zugriff auf Wissen ermöglicht es Mitarbeitenden, innerhalb von Sekunden verständliche Antworten auf konkrete arbeits- oder tarifbezogene Fragen zu erhalten, ohne selbst umfangreiche Dokumente lesen zu müssen. Da die Lösung vollständig intern gehostet ist, verbleiben sämtliche Inhalte im Unternehmensnetzwerk, wodurch kein Risiko durch externe Server oder Drittanbieter entsteht und maximale Datenhoheit gewährleistet bleibt. Gleichzeitig werden interne Ressourcen deutlich entlastet, da wiederkehrende Fragen keine Rechts- oder Personalressourcen mehr binden und stattdessen zuverlässig von der KI beantwortet werden. Die hohe Nutzerakzeptanz ergibt sich aus einer einfachen, nutzbaren Oberfläche, durch die die QM-KI schnell und selbstverständlich im Arbeitsalltag eingesetzt wird. Darüber hinaus ist die Plattform zukunftsfähig aufgebaut und kann problemlos auf weitere Dokumenttypen, Abteilungen oder Wissensbereiche skaliert werden, etwa für Vertriebs-, Schulungs- oder Onboarding-Dokumente.
Fazit
Mit der QM-KI hat Pro Personal eine Lösung geschaffen, die KI-gestützte Wissensassistenz mit strengen Datenschutz-Anforderungen vereint. Mitarbeitende profitieren von schnellen, präzisen Antworten, ohne dass interne Daten jemals das Netzwerk verlassen – ein maßgeschneiderter Ansatz, der speziell für Unternehmen mit sensiblen Inhalten und regionaler Verantwortung entwickelt wurde.
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