Wie viele Klicks brauchst Du, um die aktuelle Statik für ein älteres Projekt zu finden? In einem Ingenieurbüro waren es unzählige Ordnerebenen, mehrere Dateien mit dem Zusatz „final“ und eine Rückfrage beim Kollegen, der die Datei damals abgelegt hatte. Der Kollege war im Urlaub.
Du kennst das vermutlich: Die Dateien sind längst in Microsoft 365, aber die Ablage funktioniert wie das alte Netzlaufwerk. Wer mit SharePoint Dokumentenmanagement betreiben will, muss mehr tun, als Ordner hochzuladen. Entscheidend sind drei Dinge: eine Struktur, die mit Bibliotheken und Metadaten arbeitet, klare Regeln für Versionen und Aufbewahrung und ein Berechtigungskonzept, das auch in zwei Jahren noch nachvollziehbar ist.
In diesem Artikel zeigen wir Dir, was SharePoint als Dokumentenmanagement System leisten kann und wo die Grenzen liegen, etwa bei der GoBD. Du bekommst eine sinnvolle SharePoint Ordnerstruktur, ein praxistaugliches Konzept für SharePoint Berechtigungen und eine Beispielstruktur, die Du auf Dein Unternehmen übertragen kannst. Die Empfehlungen stammen aus SharePoint-Projekten, die wir bei snutig für KMU aus OWL und NRW umsetzen.
Kann SharePoint ein Dokumentenmanagement System ersetzen?
Die kurze Antwort: für die meisten KMU ja, für einige Dokumentarten nein. SharePoint bringt viele Funktionen mit, die klassische DMS-Anbieter verkaufen. Es fehlt aber an Stellen, an denen Gesetze besonders strenge Anforderungen stellen.
Was SharePoint von Haus aus kann
Ein Dokumentenmanagement System (DMS) soll Dokumente zentral speichern, auffindbar machen, Versionen nachvollziehen und Zugriffe steuern. Genau das deckt SharePoint Online im Standard ab:
- Zentrale Ablage in Dokumentbibliotheken mit Volltextsuche über alle Websites
- Versionierung mit Verlauf, wer wann was geändert hat
- Metadaten als eigene Spalten, nach denen Du filtern, sortieren und gruppieren kannst
- Berechtigungen auf Website-, Bibliotheks-, Ordner- und Dateiebene
- Aufbewahrungsrichtlinien über Microsoft Purview, abhängig von Deiner Lizenz
- Workflows für Freigaben über Power Automate
Der größte Vorteil: Du hast SharePoint mit Microsoft 365 meist schon bezahlt. Office-Dateien öffnest Du direkt im Browser oder in Teams, gemeinsames Bearbeiten funktioniert ohne Zusatzsoftware. Für Projektakten, Angebote, Handbücher, Vorlagen und interne Richtlinien ist SharePoint Dokumentenmanagement deshalb oft die pragmatischste Lösung. Wann eine Datei besser in OneDrive oder Teams liegt, klärt unser Vergleich SharePoint vs. OneDrive vs. Teams.
Wo die ehrlichen Grenzen liegen
Spannend wird es bei steuerlich relevanten Unterlagen. Nach § 147 der Abgabenordnung musst Du Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und Handelsbriefe sechs Jahre aufbewahren. Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, verlangen dafür unter anderem Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
SharePoint kann Dokumente per Aufbewahrungsbezeichnung als Datensatz sperren. Ein zertifiziertes, revisionssicheres Archiv ist es deshalb aber nicht automatisch. GoBD-Konformität hängt außerdem nicht an der Software allein, sondern auch an Deiner Verfahrensdokumentation. Unsere Empfehlung aus der Praxis:
- Rechnungen, Buchungsbelege, Lohnunterlagen: im Archiv Deiner Buchhaltungs- oder ERP-Software bzw. einem spezialisierten Archivsystem lassen
- Alles andere: Projektunterlagen, Verträge im Entwurf, Konzepte, Vorlagen, QM-Dokumente gehören in SharePoint
- Im Zweifel: mit Deinem Steuerberater abstimmen, welche Dokumente wohin gehören
Auch Branchen-DMS mit tiefen Spezialfunktionen, etwa automatischer Posteingangserkennung mit Belegbuchung, ersetzt SharePoint nicht eins zu eins. Wer so etwas braucht, kombiniert beides: SharePoint für die Zusammenarbeit, das Spezialsystem für das Archiv.
Du willst wissen, ob SharePoint für Deine Dokumente reicht? Lass uns Deine Anforderungen gemeinsam prüfen, wir sagen Dir auch ehrlich, wenn ein anderes System besser passt.
Bibliotheken statt Ordner: Die richtige SharePoint Ordnerstruktur
Der häufigste Fehler beim Umzug vom Netzlaufwerk: Die alte Ordnerstruktur wird eins zu eins in eine einzige Bibliothek kopiert. Das Ergebnis sind tiefe Verschachtelungen, lange Pfade und Dateien, die niemand findet. SharePoint funktioniert anders, und genau das ist der Hebel.
Warum tiefe Ordner in SharePoint Probleme machen
Ordner sind in SharePoint nicht verboten. Sie verursachen aber typische Schwierigkeiten, sobald sie zu tief werden:
- Pfadlänge: SharePoint Online erlaubt bis zu 400 Zeichen für den kompletten Pfad. Bei Dateinamen wie „Projekt_2024_Statik_Nachweis_Rev3_final.pdf“ in der siebten Ebene ist das schnell erreicht, vor allem beim Synchronisieren.
- Auffindbarkeit: Eine Datei kann nur in einem Ordner liegen. Gehört das Gutachten zum Projekt oder zum Kunden? In einer Ordnerlogik musst Du Dich entscheiden.
- Berechtigungen: Wer Rechte auf Ordnerebene vergibt, verliert schnell den Überblick, wer was sehen darf. Dazu später mehr.
Als Faustregel empfehlen wir maximal zwei bis drei Ordnerebenen innerhalb einer Bibliothek. Alles darüber hinaus regelst Du besser über Metadaten.
Die Logik: Website, Bibliothek, Ordner
Eine gute SharePoint Ordnerstruktur denkt in drei Ebenen:
- Website: eine pro Abteilung, Bereich oder großem Projekt. Hier legst Du fest, wer grundsätzlich Zugriff hat.
- Bibliothek: eine pro Dokumentart oder Prozess, zum Beispiel „Angebote“, „Verträge“, „Projektakten“. Hier steuerst Du Versionierung, Metadaten und Aufbewahrung.
- Ordner: nur dort, wo sie wirklich helfen, etwa ein Ordner pro Projekt oder Kunde.
Bibliotheken sind dabei das zentrale Werkzeug. Jede Bibliothek kann eigene Einstellungen, eigene Spalten und eigene Berechtigungen haben. Wenn Du merkst, dass ein Ordner völlig andere Regeln braucht als sein Nachbar, ist das ein starkes Signal: Er sollte eine eigene Bibliothek sein.
Metadaten und Inhaltstypen: Das Herz vom SharePoint Dokumentenmanagement
Metadaten sind Zusatzinformationen zu einer Datei, die als Spalten in der Bibliothek erscheinen: Kunde, Projektnummer, Dokumentart, Status, Gültig bis. Klingt unspektakulär, verändert aber die Arbeit mit Dokumenten grundlegend.
Wie Metadaten Ordner ersetzen
Statt die Datei in „Kunden > Kunde A > 2026 > Angebote“ abzulegen, landet sie in der Bibliothek „Angebote“ mit den Werten Kunde = Kunde A, Jahr = 2026, Status = versendet. Daraus baust Du Ansichten:
- „Alle offenen Angebote“ für den Vertrieb
- „Angebote nach Kunde gruppiert“ für die Geschäftsführung
- „Meine Angebote“ für jeden Mitarbeitenden
Die Datei existiert nur einmal, erscheint aber in jeder passenden Sicht. Außerdem verbessert sich die Suche, weil SharePoint die Metadaten mit durchsucht. Wichtig ist, Pflichtfelder sparsam einzusetzen. Drei bis fünf Spalten pro Bibliothek reichen in der Regel. Wer zehn Pflichtfelder einführt, bekommt Dateien, die am Ende doch wieder auf dem Desktop landen.
Für Werte, die überall gleich sein sollen, etwa Standorte oder Abteilungen, nutzt Du den Terminologiespeicher (verwaltete Metadaten). So schreibt niemand „Werk Nord“, „Nord“ und „Standort Nord“ für denselben Standort.
Inhaltstypen: Vorlagen mit Regeln
Ein Inhaltstyp bündelt eine Dokumentvorlage mit festen Metadaten. Beispiel: Der Inhaltstyp „Prüfbericht“ bringt die Word-Vorlage mit und fragt immer Projekt, Prüfer und Prüfdatum ab. Den Inhaltstyp definierst Du einmal zentral und nutzt ihn in mehreren Bibliotheken.
Das lohnt sich vor allem bei wiederkehrenden Dokumenten mit festem Aufbau: Angebote, Protokolle, Prüfberichte, Arbeitsanweisungen. Für einen kleinen Betrieb mit wenigen Dokumentarten reichen oft auch einfache Spalten pro Bibliothek.
Ein Großhandelsunternehmen hatte Lieferantenverträge, Preislisten und Zertifikate in einer gemeinsamen Ordnerstruktur nach Lieferanten sortiert. Ob ein Zertifikat noch gültig war, wusste nur, wer die Datei öffnete.
Mit einer eigenen Bibliothek „Lieferantendokumente“, den Spalten Lieferant, Dokumentart und Gültig bis sowie einer Ansicht „Läuft bald ab“ sieht der Einkauf heute auf einen Blick, welche Nachweise neu angefordert werden müssen. Eine Power-Automate-Erinnerung verschickt zusätzlich rechtzeitig vor Ablauf eine Mail an die zuständige Person.
Versionierung und Aufbewahrung richtig einstellen
Zwei Funktionen entscheiden darüber, ob Dein SharePoint Dokumentenmanagement auch im Ernstfall trägt: die Versionierung im Alltag und die Aufbewahrung über Jahre.
Versionierung: Schluss mit „final_v3_wirklich_final“
In neuen Dokumentbibliotheken ist die Versionierung standardmäßig aktiv. Jede gespeicherte Änderung erzeugt eine neue Version, die Du jederzeit ansehen oder wiederherstellen kannst. Wie viele Versionen aufbewahrt werden, legen Administratoren zentral oder pro Bibliothek fest. Microsoft beschreibt die Optionen in der Übersicht zu Versionsverlaufsgrenzwerten.
Drei Einstellungen solltest Du bewusst treffen:
- Haupt- und Nebenversionen: Für Dokumente mit Freigabeprozess (Entwurf 0.1, 0.2, Freigabe 1.0) aktivierst Du Nebenversionen. Dann sehen Leser nur freigegebene Fassungen.
- Auschecken erforderlich: Nur sinnvoll, wenn Dokumente nicht gleichzeitig bearbeitet werden dürfen. Im Alltag bremst es eher, weil Kollegen vergessen, wieder einzuchecken.
- Versionslimits: Unbegrenzte Versionen kosten Speicher. Die automatische Einstellung von Microsoft ist für die meisten Bibliotheken ein guter Startpunkt.
Die Regel fürs Team ist einfach: Eine Datei, ein Name, kein Datum und kein „final“ im Dateinamen. Den Rest erledigt der Versionsverlauf.
Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen
Mit Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview legst Du fest, wie lange Inhalte mindestens erhalten bleiben und wann sie gelöscht werden. Es gibt zwei Werkzeuge:
- Aufbewahrungsrichtlinien gelten für ganze Websites oder Speicherorte, zum Beispiel „Alles auf der Website Personal mindestens sechs Jahre aufbewahren“.
- Aufbewahrungsbezeichnungen hängen an einzelnen Dokumenten oder werden als Standard für eine Bibliothek gesetzt, zum Beispiel „Vertrag, zehn Jahre nach Vertragsende löschen“. Sie können ein Dokument auch als Datensatz sperren.
Welche Funktionen Dir zur Verfügung stehen, hängt von Deiner Microsoft-365-Lizenz ab. Automatisches Anwenden von Bezeichnungen anhand von Inhalten ist zum Beispiel höheren Lizenzstufen vorbehalten. Plane die Aufbewahrung zusammen mit Datenschutz und Löschkonzept, denn die DSGVO verlangt auch, Daten nicht länger als nötig zu speichern. Mehr dazu liest Du in unserem Beitrag zum Thema DSGVO-konform digitalisieren.
SharePoint Berechtigungen: Ein Konzept, das skaliert
Berechtigungen sind der Teil, der in fast jedem gewachsenen SharePoint aus dem Ruder läuft. Nicht weil die Technik kompliziert wäre, sondern weil Rechte nebenbei und ohne Plan vergeben werden.
Gruppen statt Einzelpersonen
Jede SharePoint-Website bringt drei Standardgruppen mit: Besitzer (verwalten die Website), Mitglieder (bearbeiten Inhalte) und Besucher (lesen nur). Bei Teamwebsites, die mit Microsoft Teams verbunden sind, steuert die zugehörige Microsoft-365-Gruppe Besitzer und Mitglieder. Microsoft beschreibt das Zusammenspiel in der Dokumentation zu Freigaben und Berechtigungen.
Die wichtigste Regel: Vergib Rechte an Gruppen, nie an einzelne Personen. Wenn eine neue Projektleiterin anfängt, nimmst Du sie in die Gruppe „Projektleitung“ auf und sie hat sofort die richtigen Zugriffe. Verlässt jemand das Unternehmen, entfernst Du ihn an einer Stelle. Bei Einzelrechten suchst Du dagegen in jeder Bibliothek nach Spuren.
Vererbung: Der Standard ist Dein Freund
SharePoint Berechtigungen werden von oben nach unten vererbt: Website, Bibliothek, Ordner, Datei. Solange Du die Vererbung nicht unterbrichst, gilt überall dasselbe. Das ist übersichtlich und leicht zu prüfen.
Jede Unterbrechung der Vererbung erzeugt eindeutige Berechtigungen, die separat gepflegt werden müssen. Ein paar davon sind kein Problem. Hunderte davon machen jede Prüfung zur Detektivarbeit. Unsere Faustregeln:
- Unterschiedliche Zielgruppen: Brauchen Inhalte einen deutlich anderen Personenkreis, bekommen sie eine eigene Website.
- Leicht abweichende Rechte: Weicht nur ein Bereich ab, unterbrich die Vererbung auf Bibliotheksebene.
- Ordner und Dateien: Rechte auf dieser Ebene sind die Ausnahme und werden dokumentiert.
- Externe Freigaben: Für Partner und Kunden nutzt Du eine eigene Website mit aktivierter externer Freigabe, getrennt von internen Daten.
Ein technischer Dienstleister hatte in seiner Projektbibliothek über die Jahre für fast jeden Projektordner eigene Rechte vergeben, teils an Einzelpersonen, teils an ehemalige Mitarbeitende. Bei einem Audit konnte niemand sagen, wer auf welche Kundenunterlagen zugreifen darf.
Die Lösung war kein Werkzeug, sondern ein Neuzuschnitt: eine Website je Geschäftsbereich, drei Gruppen pro Website und für vertrauliche Großprojekte eine eigene Website. Nach der Umstellung gab es nur noch eine Handvoll dokumentierter Ausnahmen statt eines unübersichtlichen Rechte-Flickenteppichs.
Warum Berechtigungen gerade jetzt wichtig sind
Mit Microsoft 365 Copilot bekommt das Thema zusätzliches Gewicht. Copilot findet und fasst alles zusammen, worauf ein Nutzer Zugriff hat. Eine Gehaltsliste, die versehentlich für „Alle Mitarbeitenden“ freigegeben ist, taucht dann womöglich in einer harmlosen Copilot-Antwort auf. Saubere SharePoint Berechtigungen sind deshalb die Voraussetzung für jeden sinnvollen KI-Einsatz auf Unternehmensdaten. Wie Du KI sicher auf eigenen Daten aufbaust, zeigen wir im Beitrag zur eigenen KI im Unternehmen. Und wer Zugriffe grundsätzlich absichern will, findet in unserem Überblick zur Cyber-Sicherheit für Unternehmen die passenden Maßnahmen oder holt sich Unterstützung über unsere Cyber Security.
Dein SharePoint ist über die Jahre gewachsen und keiner weiß mehr, wer was sehen darf? Wir analysieren Deine Berechtigungen und bauen ein Konzept, das Dein Team selbst pflegen kann.
Beispielstruktur: SharePoint Dokumentenmanagement für ein KMU
Theorie ist gut, eine Vorlage ist besser. Hier ist eine Beispielstruktur, wie wir sie für ein mittelständisches Unternehmen mit Vertrieb, Projektgeschäft und Verwaltung oft als Ausgangspunkt nutzen.
| Website | Bibliotheken | Wichtige Metadaten | Zugriff |
|---|---|---|---|
| Geschäftsführung | Strategie, Gremien, Verträge | Vertragspartner, Laufzeit, Status | GF, Prokura |
| Vertrieb | Angebote, Kundenunterlagen, Vorlagen | Kunde, Status, Jahr | Vertrieb (bearbeiten), GF (lesen) |
| Projekte | Projektakten (Ordner je Projekt), Pläne, Prüfberichte | Projektnummer, Dokumentart, Freigabestatus | Projektteam, Projektleitung |
| Einkauf | Lieferantendokumente, Rahmenverträge | Lieferant, Dokumentart, Gültig bis | Einkauf, GF |
| Personal | Personalakten, Richtlinien | Mitarbeitende, Dokumentart | nur Personal und GF, keine externe Freigabe |
| QM & Wissen | Handbücher, Arbeitsanweisungen, Formulare | Prozess, Version, Gültig ab | alle lesen, QM bearbeitet |
Ein paar Hinweise zur Umsetzung:
- Projektwebsites bei Bedarf: Große Projekte mit externen Beteiligten bekommen eine eigene Website, kleine Projekte leben als Ordner in der Projektakten-Bibliothek.
- Hub für die Navigation: Die Websites verbindest Du über eine Hubwebsite, damit alle über eine gemeinsame Navigation erreichbar sind.
- Benennungsregeln: Lege fest, wie Websites, Bibliotheken und Dateien heißen, und schreibe es auf eine Seite.
- Verantwortliche je Website: Jede Website hat mindestens zwei Besitzer aus dem Fachbereich, nicht nur die IT.
Wer einen Schritt weiter gehen will, ergänzt die Struktur um Webparts für den schnellen Zugriff, zum Beispiel eine Übersicht der zuletzt geänderten Projektakten oder ablaufender Verträge. Fertige Komponenten dafür findest Du bei unseren SharePoint Webparts. Wie sich die Zusammenarbeit insgesamt mit SharePoint verbessern lässt, liest Du in unserem Beitrag SharePoint im Unternehmen.
So gehst Du die Umstellung an
Ein neues Dokumentenmanagement scheitert selten an SharePoint, sondern an einer Migration ohne Plan. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:
- Bestandsaufnahme: Welche Dokumentarten gibt es, wer nutzt sie, welche gesetzlichen Fristen gelten?
- Struktur entwerfen: Websites, Bibliotheken, Metadaten und Gruppen auf Papier planen, bevor Du etwas anlegst.
- Aufräumen vor dem Umzug: Veraltete Dateien und Dubletten bleiben im Archiv. Nicht alles muss mit.
- Pilot mit einer Abteilung: Eine Abteilung testet zwei bis vier Wochen und gibt Feedback.
- Migration und Schulung: Kurze, praxisnahe Schulungen zu Metadaten und Versionen bringen mehr als ein 50-seitiges Handbuch.
- Regelmäßig prüfen: Einmal im Jahr Berechtigungen und Bibliotheken durchsehen.
Bei der Planung des Zeitaufwands ist unser Erfahrungswert: Für ein KMU mit 30 bis 100 Mitarbeitenden dauert die Umstellung je nach Datenmenge und Abstimmungsbedarf meist einige Wochen bis wenige Monate. Den größten Teil der Zeit brauchst Du für Abstimmung und Aufräumen, nicht für die Technik.
Häufige Fragen zum SharePoint Dokumentenmanagement
Ist SharePoint ein Dokumentenmanagement System?
SharePoint ist kein klassisches DMS, bringt aber die zentralen DMS-Funktionen mit: Ablage, Versionierung, Metadaten, Suche, Berechtigungen und Aufbewahrung. Für die meisten Dokumente in KMU reicht das. Für steuerlich relevante Belege empfehlen wir ein spezialisiertes Archiv.
Ist SharePoint GoBD-konform?
Nicht automatisch. Mit Aufbewahrungsbezeichnungen und Datensatzsperren lassen sich wichtige Anforderungen abbilden, GoBD-Konformität hängt aber auch von Prozessen und Verfahrensdokumentation ab. Stimme mit Deinem Steuerberater ab, welche Unterlagen in SharePoint liegen dürfen.
Ordner oder Metadaten: Was ist besser?
Beides hat seinen Platz. Ordner eignen sich für klar abgegrenzte Einheiten wie Projekte. Alles, wonach Du filtern oder sortieren willst, gehört in Metadaten. Halte Ordner auf zwei bis drei Ebenen.
Wie vergebe ich SharePoint Berechtigungen richtig?
Vergib Rechte an Gruppen statt an Einzelpersonen und nutze die Standardgruppen Besitzer, Mitglieder und Besucher. Unterbrich die Vererbung so selten wie möglich und trenne Inhalte mit sehr unterschiedlichem Personenkreis lieber über eigene Websites.
Wie viele Versionen speichert SharePoint?
Das legt Dein Administrator fest, zentral oder pro Bibliothek. Möglich sind feste Grenzen nach Anzahl und Alter oder eine automatische Einstellung, die Speicher und Wiederherstellbarkeit ausbalanciert.
Kann ich mein Netzlaufwerk einfach nach SharePoint kopieren?
Technisch ja, sinnvoll ist es selten. Eine 1:1-Kopie überträgt alle alten Probleme. Besser ist es, vorher aufzuräumen und die Struktur auf Bibliotheken und Metadaten umzustellen.
Fazit: Struktur schlägt Speicherplatz
Gutes SharePoint Dokumentenmanagement beginnt nicht mit der Technik, sondern mit ein paar klaren Entscheidungen: Bibliotheken statt tiefer Ordner, wenige sinnvolle Metadaten, Versionierung statt Dateinamen mit „final“ und SharePoint Berechtigungen über Gruppen mit möglichst wenig Ausnahmen. Für steuerlich relevante Belege planst Du ehrlich ein spezialisiertes Archiv ein.
Wenn Du diese Grundlagen sauber aufsetzt, findet Dein Team Dokumente in Sekunden statt Minuten, und Du weißt jederzeit, wer worauf zugreifen kann.
Du willst Dein SharePoint Dokumentenmanagement neu aufstellen oder eine gewachsene Ablage aufräumen? Sprich mit uns über Deine SharePoint-Entwicklung oder vereinbare direkt ein unverbindliches Erstgespräch. Wir planen Struktur, Berechtigungen und Migration mit Dir, in Herford, in OWL oder remote.
