Montagmorgen, kurz vor Schichtbeginn, am Werkstor eines Maschinenbauers. Am Schwarzen Brett hängt ein Aushang zur neuen Urlaubsregelung, datiert auf den Vormonat. Im Intranet steht längst eine aktualisierte Version. Gesehen hat sie kaum jemand aus der Frühschicht, denn das Intranet läuft nur auf den Büro-PCs.
Kennst Du das? Dann bist Du nicht allein. Viele Unternehmen haben längst Microsoft 365 im Einsatz und damit alles, was es für ein Intranet mit SharePoint braucht. Trotzdem landen wichtige Infos weiter in Rundmails, WhatsApp-Gruppen und Ordnern auf dem Fileserver. Das liegt selten an der Technik. Es liegt an Struktur, Inhalten und der Einführung.
In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie ein SharePoint-Intranet aufgebaut ist, welche Fehler dafür sorgen, dass keiner es nutzt, und wann die Standardfunktionen reichen. Außerdem bekommst Du einen Einführungsplan in fünf Phasen, mit dem Du Dein Intranet erstellen kannst, ohne dass es nach drei Monaten verwaist. Die Empfehlungen stammen aus unserer Arbeit als SharePoint-Team in Herford für Mittelständler aus OWL, NRW und darüber hinaus.
Warum ein Intranet mit SharePoint für KMU naheliegt
Wer ein Intranet sucht, stößt schnell auf dutzende Anbieter von Intranet Software: Social-Intranet-Plattformen, Mitarbeiter-Apps, branchenspezifische Lösungen. Viele davon sind gut. Für die meisten KMU (kleine und mittlere Unternehmen) gibt es aber ein starkes Argument für SharePoint: Es ist meist schon da.
SharePoint ist in fast allen Business- und Enterprise-Plänen von Microsoft 365 enthalten. Dokumente liegen dort ohnehin, Teams speichert seine Dateien in SharePoint, Benutzerkonten und Berechtigungen kommen aus derselben Microsoft-Umgebung. Ein Intranet mit SharePoint ist deshalb keine zusätzliche Insel, sondern die Startseite für ein System, das Dein Team täglich nutzt.
Das bringt Dir drei handfeste Vorteile:
- Keine zweite Benutzerverwaltung: Wer ein Microsoft-365-Konto hat, hat Zugriff. Wer das Unternehmen verlässt, verliert ihn automatisch.
- Ein Ort für News und Dokumente: Die Betriebsanweisung, über die in den News berichtet wird, liegt in derselben Umgebung und ist direkt verlinkt.
- Datenschutz und Sicherheit aus einer Hand: Rechte, Aufbewahrung und Freigaben steuerst Du zentral, statt sie für ein weiteres Tool neu zu regeln.
Ehrlich gesagt hat SharePoint auch Schwächen. Die Standardoberfläche wirkt nüchtern, und ohne klares Konzept wird aus dem Intranet schnell ein weiteres Ablagesystem. Genau deshalb lohnt sich der Blick auf den Aufbau, bevor Du die erste Seite anlegst. Wie SharePoint grundsätzlich die Zusammenarbeit im Unternehmen verändert, haben wir in unserem Beitrag zu SharePoint für Unternehmen und Zusammenarbeit beschrieben.
Du willst nicht bei null anfangen? Wir planen und bauen Dein Intranet mit Dir, von der Struktur bis zum Go-live. Mehr zur SharePoint-Entwicklung bei snutig
So ist ein SharePoint-Intranet aufgebaut
Ein modernes SharePoint-Intranet besteht nicht aus einer großen Website mit vielen Unterseiten. Es ist ein Netz aus einzelnen Websites, die über Hubs miteinander verbunden sind. Das klingt erst mal technisch, ist aber der wichtigste Punkt für ein Intranet, das mitwächst.
Kommunikationswebsites: das Schaufenster
Eine Kommunikationswebsite ist für Inhalte gedacht, die wenige Personen schreiben und viele lesen. Typische Beispiele sind die Startseite, der Personalbereich, die Seite der Geschäftsführung oder eine Seite zu Arbeitssicherheit. Im Gegensatz dazu sind Teamwebsites für die tägliche Zusammenarbeit gedacht, bei der alle Mitglieder Inhalte bearbeiten.
Für das Intranet nutzt Du fast ausschließlich Kommunikationswebsites. Teamwebsites bleiben die Arbeitsräume Deiner Abteilungen und Projekte, meist verbunden mit einem Team in Microsoft Teams.
Hubwebsites: das Bindegewebe
Eine Hubwebsite fasst mehrere Websites zu einer Familie zusammen. Sie bekommen eine gemeinsame Navigation, ein einheitliches Design und einen gemeinsamen Suchbereich. News aus allen verbundenen Websites laufen auf dem Hub zusammen. Microsoft selbst beschreibt Hubs in der Planungsanleitung für SharePoint-Hubwebsites als das „Bindegewebe“ des Intranets.
Der große Vorteil gegenüber den alten Unterseiten-Strukturen: Wenn sich Deine Organisation ändert, hängst Du eine Website einfach an einen anderen Hub. Links und URLs bleiben stabil. Für ein mittelständisches Unternehmen reichen oft ein zentraler Hub plus zwei bis vier Bereichs-Hubs, etwa für Personal, Standorte oder Produktion.
Startseite und News: der Grund, täglich vorbeizuschauen
Die Startseite entscheidet, ob Dein SharePoint-Intranet geöffnet wird oder nicht. Sie sollte in fünf Sekunden beantworten: Was ist neu? Was muss ich heute wissen? Wo finde ich, was ich suche?
Bewährt hat sich ein klarer Aufbau: oben zwei bis drei aktuelle News, darunter Schnellzugriffe auf die meistgenutzten Tools wie Zeiterfassung, Speiseplan oder Urlaubsantrag, dann Termine und ein Bereich für Ansprechpartner. Das Webpart „Neuigkeiten“ zieht Beiträge automatisch aus allen Websites, die mit dem Hub verbunden sind. Mit der Zielgruppenadressierung siehst Du als Mitarbeiter an einem Standort andere Standort-News als Deine Kollegin am anderen Ende des Unternehmens.
Mitarbeiterverzeichnis: wer macht was?
„Wer ist eigentlich für Reisekosten zuständig?“ Diese Frage kostet in jedem Unternehmen täglich Zeit. Ein Mitarbeiterverzeichnis im Intranet löst das, sofern die Daten stimmen. SharePoint greift auf die Profile aus Microsoft Entra ID zurück, also auf Name, Abteilung, Telefonnummer und Vorgesetzte.
Das Standard-Webpart „Personen“ zeigt ausgewählte Kontakte an. Für ein durchsuchbares Verzeichnis mit Filtern nach Standort, Abteilung oder Fachgebiet reicht der Standard meist nicht. Hier kommen fertige Webparts oder eine kleine Eigenentwicklung ins Spiel. Mehr dazu weiter unten.
Mobil und in Teams: das Intranet dort, wo gearbeitet wird
Die meisten Mitarbeitenden öffnen kein Browserfenster, um ins Intranet zu schauen. Sie arbeiten in Teams oder haben gar keinen PC. Microsoft bietet dafür die SharePoint-App in Teams, ehemals Viva Connections. Sie bringt News, ein Dashboard mit Karten und wichtige Links direkt in die Teams-App auf Desktop und Smartphone. Laut Microsoft Learn richtet sie sich ausdrücklich auch an Mitarbeitende in Service und Produktion.
Warum keiner das Intranet nutzt: 6 typische Fehler
Ein ungenutztes Intranet ist teurer als gar keins. Es hat Geld gekostet, und die Infos landen trotzdem wieder in Rundmails. Diese sechs Muster tauchen immer wieder auf, wenn ein bestehendes SharePoint-Intranet nicht angenommen wird.
1. Die Struktur folgt dem Organigramm, nicht den Fragen der Leute. Mitarbeitende suchen nicht nach „Abteilung Personalwesen, Unterbereich Entgelt“. Sie suchen „Wann kommt das Gehalt?“ oder „Wie beantrage ich Urlaub?“. Baue Deine Navigation um Aufgaben und Fragen, nicht um Kostenstellen.
2. Keine Verantwortlichen für Inhalte. Wenn niemand zuständig ist, veraltet das Intranet in wenigen Wochen. Jede Seite braucht eine Person, die sie pflegt, und einen festen Rhythmus, in dem sie geprüft wird.
3. Zu viel auf einmal. Zwanzig Bereiche zum Start, davon fünfzehn halb leer. Besser: fünf Bereiche, die vollständig und nützlich sind. Erweitern kannst Du später.
4. Die Startseite ist eine Linksammlung. Vierzig Kacheln ohne Priorität erschlagen jeden. Eine Startseite braucht Hierarchie: das Wichtigste groß, alles andere eine Ebene tiefer.
5. Mitarbeitende ohne PC werden vergessen. In Produktion, Pflege oder Logistik arbeitet oft die Mehrheit der Belegschaft ohne festen Rechner. Ist das Intranet nur im Büro erreichbar, erreicht es genau die Menschen nicht, die am meisten von schnellen Infos profitieren würden.
6. Keine Einführung, nur ein Launch. Eine Rundmail mit dem Link reicht nicht. Ohne Schulung, Botschafter in den Abteilungen und einen Grund, das Intranet zu öffnen, kehren alle nach einer Woche zu alten Gewohnheiten zurück.
Ein typisches Beispiel: Eine soziale Einrichtung mit mehreren Standorten hatte schon ein SharePoint-Intranet. Es bestand aus einer einzigen Website mit sehr vielen Unterseiten, gepflegt von einer einzelnen Person in der Verwaltung. Die Mitarbeitenden in den Einrichtungen kannten es kaum, Dienstplanänderungen liefen weiter per Telefonkette.
Beim Relaunch entstanden ein zentraler Hub und je eine Kommunikationswebsite pro Standortgruppe. Jede Einrichtungsleitung veröffentlicht ihre News selbst, und die Startseite zeigt allen nur das, was für ihren Standort relevant ist. Der Effekt nach den ersten Monaten: Die Einrichtungsleitungen schrieben regelmäßig selbst Beiträge, und die Telefonkette für Dienstplaninfos wurde überflüssig.
Standard oder individuell: Wann lohnt sich Custom-Entwicklung?
Die gute Nachricht zuerst: Für viele Anforderungen reichen die SharePoint-Bordmittel. Moderne Seiten, News, Hubs, Zielgruppenadressierung und die SharePoint-App in Teams decken einen großen Teil dessen ab, was ein Intranet für einen Mittelständler leisten muss. Bevor Du Geld in Entwicklung steckst, solltest Du den Standard ausreizen.
Der Standard reicht, wenn …
… Du vor allem News verteilen, Dokumente bereitstellen und Ansprechpartner zeigen willst. Auch eine saubere Hub-Struktur mit Navigation und einheitlichem Design bekommst Du ohne eine Zeile Code hin. Für viele Unternehmen mit 50 bis 150 Mitarbeitenden ist das schon ein großer Schritt.
Fertige Webparts sind sinnvoll, wenn …
… Du typische Intranet-Funktionen brauchst, die Microsoft nicht oder nur eingeschränkt liefert. Beispiele sind ein durchsuchbares Mitarbeiterverzeichnis mit Filtern, ein Raum- und Ressourcenbuchungssystem oder eine Fuhrparkverwaltung. Ein Webpart ist ein Baustein, den Du auf jeder SharePoint-Seite einfügen kannst, ähnlich wie ein Widget. Fertige Webparts sind schnell eingebunden und haben planbare Kosten, weil sie nicht von null entwickelt werden.
Wir setzen dafür unter anderem eigene Komponenten ein, etwa für Raumbuchung und Fuhrpark. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt unser Beitrag zu SharePoint-Tools für mehr Effizienz. Einen Überblick über alle verfügbaren Bausteine findest Du auf unserer Seite zu SharePoint Webparts.
Individuelle Entwicklung lohnt sich, wenn …
… Dein Intranet echte Prozesse abbilden soll, die es so nirgends fertig gibt. Ein Freigabe-Workflow für Investitionsanträge, eine Anbindung an das ERP-System, ein Schichtplan-Dashboard aus Eurem Zeiterfassungssystem oder ein Onboarding-Bereich, der neuen Mitarbeitenden je nach Rolle andere Aufgaben zeigt. Solche Lösungen entstehen mit dem SharePoint Framework (SPFx), dem offiziellen Entwicklungsmodell von Microsoft.
Eine einfache Faustregel: Wenn Dein Team heute für eine Aufgabe zwischen drei Systemen hin- und herspringt, ist das ein Kandidat für eine individuelle Lösung. Wenn es nur darum geht, Informationen besser sichtbar zu machen, reicht meist der Standard plus ein, zwei fertige Webparts.
| Anforderung | Standard | Fertiges Webpart | Individuelle Entwicklung |
|---|---|---|---|
| News und Ankündigungen | ✓ | ||
| Hub-Navigation und Design | ✓ | ||
| Durchsuchbares Mitarbeiterverzeichnis | eingeschränkt | ✓ | |
| Raum- oder Fahrzeugbuchung | ✓ | ||
| Anbindung an ERP oder Zeiterfassung | ✓ | ||
| Mehrstufige Freigabeprozesse | eingeschränkt | ✓ |
Unsicher, ob Standard reicht? Wir schauen uns Deine Anforderungen an und sagen Dir ehrlich, wo Bordmittel genügen und wo sich Entwicklung rechnet. Zur SharePoint-Entwicklung
Intranet erstellen in 5 Phasen: Dein Einführungsplan
Ein Intranet mit SharePoint entsteht nicht an einem Wochenende. Für ein mittelständisches Unternehmen sind drei bis sechs Monate vom Kick-off bis zum Go-live ein realistischer Rahmen, je nach Umfang und Anzahl der Standorte. Diese fünf Phasen haben sich bewährt.
Phase 1: Ziele und Zielgruppen klären (2 bis 3 Wochen)
Starte nicht mit der Technik, sondern mit Fragen. Welche Infos suchen Deine Leute heute am häufigsten? Wo gehen Informationen verloren? Wer arbeitet am PC, wer am Smartphone, wer gar nicht digital?
Sprich mit fünf bis zehn Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Bereichen, nicht nur mit der Führungsebene.
Am Ende dieser Phase stehen drei bis fünf klare Ziele. Zum Beispiel: Rundmails an alle um die Hälfte reduzieren, Urlaubsanträge nur noch digital, neue Mitarbeitende finden alle Infos zum Start an einem Ort.
Phase 2: Struktur und Rechte planen (2 bis 4 Wochen)
Jetzt planst Du die Informationsarchitektur: Welche Hubs brauchst Du? Welche Kommunikationswebsites hängen daran? Wer darf was lesen und was bearbeiten? Ein einfaches Whiteboard-Schaubild reicht für den Anfang.
Denk in dieser Phase auch an Datenschutz und Sicherheit. Ein Mitarbeiterverzeichnis enthält personenbezogene Daten, und falsch gesetzte Berechtigungen machen vertrauliche Dokumente für alle sichtbar. Unser Leitfaden zum DSGVO-konformen Digitalisieren für KMU hilft Dir bei den Grundlagen.
Hast Du einen Betriebsrat, binde ihn früh ein. Bei der Einführung technischer Systeme hat er ein Mitbestimmungsrecht, und ein Intranet, das er mitträgt, hat es bei der Belegschaft deutlich leichter.
Phase 3: Aufbauen und befüllen (4 bis 8 Wochen)
Jetzt entstehen Hubs, Seiten und Navigation. Parallel befüllen die Inhaltsverantwortlichen ihre Bereiche. Das ist der Schritt, der am häufigsten unterschätzt wird. Ein schönes Intranet ohne aktuelle Inhalte ist eine leere Hülle.
Plane deshalb Zeit für die Inhaltsmigration ein. Alte Dokumente einfach vom Fileserver kopieren ist keine gute Idee. Nutze die Gelegenheit zum Aufräumen: Was seit Jahren niemand geöffnet hat, kommt ins Archiv oder wird gelöscht.
Phase 4: Pilot mit echten Nutzern (2 bis 4 Wochen)
Bevor alle Zugriff bekommen, testet eine Pilotgruppe von 15 bis 30 Personen das Intranet im Alltag. Wähle bewusst gemischte Gruppen: Verwaltung, Produktion, Außendienst, neue und langjährige Mitarbeitende. Ihr Feedback zeigt Dir, wo die Navigation hakt und welche Inhalte fehlen.
Aus der Pilotgruppe werden später Deine Intranet-Botschafter. Sie beantworten Fragen im Kollegenkreis und sind die wichtigste Unterstützung beim Rollout.
Phase 5: Rollout und laufende Pflege
Der Go-live ist kein Ende, sondern ein Anfang. Kündige das Intranet mit einem konkreten Nutzen an, nicht mit „Wir haben jetzt ein Intranet“. Zum Beispiel: „Ab Montag findest Du den Speiseplan, Deinen Urlaubsantrag und alle Betriebsanweisungen an einem Ort.“
Danach brauchst Du einen Redaktionsplan, regelmäßige Auswertungen der Nutzung und einen festen Termin pro Quartal, an dem Ihr Struktur und Inhalte prüft. SharePoint liefert dafür Seitenstatistiken, die Dir zeigen, welche Bereiche gelesen werden und welche nicht.
Wie wichtig der richtige Zugang beim Rollout ist, zeigt ein Beispiel aus der Produktion.
Ein mittelständisches Industrieunternehmen, in dem der Großteil der Belegschaft im Schichtbetrieb ohne eigenen PC arbeitet, hatte ein Intranet, das nur im Büro erreichbar war. Die Produktion bekam Infos über Aushänge und Schichtleiter.
In der Planung fiel die Wahl auf die SharePoint-App in Teams als Hauptzugang: auf Info-Terminals in der Kantine und, freiwillig, auf den Smartphones der Mitarbeitenden. Das Dashboard zeigt den Schichtplan, den Speiseplan und aktuelle Sicherheitshinweise.
Wichtig war die frühe Abstimmung mit dem Betriebsrat zur privaten Handynutzung. Das Ergebnis: Ankündigungen zu Schichtänderungen erreichen die Produktion jetzt am selben Tag statt erst beim nächsten Aushang.
Microsoft hat für diese Zielgruppe eigene Lizenzen (F1 und F3) und beschreibt in der Übersicht zu Microsoft 365 für Mitarbeiter in Service und Produktion, welche Funktionen damit verfügbar sind. Prüfe vor der Planung, welche Lizenzen in Deinem Unternehmen vorhanden sind. Das spart böse Überraschungen.
Sicherheit und KI: Was Du beim SharePoint-Intranet mitdenken solltest
Ein Intranet ist ein zentraler Ort für Unternehmenswissen. Damit wird es auch für Angreifer interessant. Mehrstufige Anmeldung, saubere Berechtigungen und ein Konzept für externe Freigaben gehören deshalb von Anfang an dazu. Welche Maßnahmen für KMU besonders wichtig sind, liest Du in unserem Beitrag zur Cyber-Sicherheit für Unternehmen.
Ein zweiter Punkt wird gerade wichtiger: KI-Assistenten wie Microsoft 365 Copilot greifen auf genau die Inhalte zu, die in SharePoint liegen. Ein gut strukturiertes Intranet mit gepflegten Rechten ist damit auch die Grundlage für gute KI-Antworten. Ist Deine Ablage chaotisch, sind es die Antworten auch. Wenn Du darüber nachdenkst, Unternehmenswissen per KI nutzbar zu machen, lohnt ein Blick auf unseren Artikel zur eigenen KI im Unternehmen.
Häufige Fragen zum Intranet mit SharePoint
Ist SharePoint ein Intranet?
SharePoint ist eine Plattform, mit der Du ein Intranet bauen kannst. Von Haus aus bekommst Du Websites, Dokumentbibliotheken, News und Suche. Zum Intranet wird das Ganze erst durch eine durchdachte Struktur aus Hubs, einer Startseite und gepflegten Inhalten.
Ist Microsoft Teams ein Intranet?
Nein. Teams ist ein Werkzeug für Chat, Meetings und Teamarbeit. Es eignet sich nicht, um verbindliche Infos an alle zu verteilen, weil Nachrichten in Kanälen schnell untergehen. Über die SharePoint-App in Teams kannst Du Dein SharePoint-Intranet aber direkt in Teams anzeigen. So kombinierst Du beides.
Wovon hängen die Kosten für ein Intranet mit SharePoint ab?
Die SharePoint-Lizenzen sind in den meisten Microsoft-365-Plänen bereits enthalten. Der Aufwand entsteht durch Konzeption, Aufbau, Inhaltsmigration, Einführung und eventuelle Eigenentwicklungen. Die wichtigsten Kostentreiber sind:
- Nutzerzahl und Standorte: Mehr Zielgruppen bedeuten mehr Hubs, Zielgruppenadressierung und Abstimmung.
- Ist-Zustand: Ein Neustart auf der grünen Wiese ist anders zu planen als der Relaunch eines gewachsenen Intranets mit vielen Altinhalten.
- Inhaltsmenge: Wie viele Seiten und Dokumente müssen aufgeräumt und migriert werden?
- Individualisierung: Standardfunktionen, fertige Webparts oder eigene Entwicklungen mit Anbindung an ERP oder Zeiterfassung.
- Einführung und Betreuung: Schulungen, Botschafter-Programm und laufende Unterstützung nach dem Go-live.
Eine belastbare Einschätzung gibt es erst nach einer Anforderungsanalyse. Sprich uns dafür gern in einem unverbindlichen Erstgespräch an.
Welche Intranet Software ist die richtige für KMU?
Wenn Du Microsoft 365 schon nutzt, ist SharePoint fast immer die naheliegende Wahl, weil keine zweite Plattform mit eigener Benutzerverwaltung entsteht. Spezialisierte Intranet-Anbieter können sinnvoll sein, wenn Du kein Microsoft 365 einsetzt oder sehr spezielle Social-Funktionen brauchst.
Wie lange dauert es, ein Intranet zu erstellen?
Für ein mittelständisches Unternehmen sind drei bis sechs Monate realistisch. Der technische Aufbau geht oft schneller als gedacht. Die meiste Zeit fließt in Planung, Inhalte und Einführung.
Was gehört alles in ein gutes Intranet?
Aktuelle News, ein Mitarbeiterverzeichnis, Schnellzugriffe auf die wichtigsten Tools, zentrale Dokumente wie Richtlinien und Formulare sowie ein Bereich für neue Mitarbeitende. Alles Weitere richtet sich danach, welche Fragen Deine Leute im Alltag am häufigsten stellen.
Fazit: Ein Intranet mit SharePoint lebt von Struktur und Einführung
Ein Intranet mit SharePoint ist für die meisten Mittelständler mit Microsoft 365 der naheliegende Weg. Die Plattform ist da, die Benutzer sind da, die Dokumente auch. Ob das Intranet genutzt wird, entscheidet sich an drei Punkten: einer Struktur aus Hubs und Kommunikationswebsites, die sich an den Fragen Deiner Mitarbeitenden orientiert, festen Verantwortlichen für Inhalte und einer Einführung, die alle mitnimmt, auch die Kolleginnen und Kollegen ohne PC.
Starte mit dem Standard, ergänze fertige Webparts, wo sie Lücken schließen, und investiere in individuelle Entwicklung nur dort, wo echte Prozesse abgebildet werden sollen. Und plane die Einführung genauso sorgfältig wie die Technik.
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